25 Avr Classez automatiquement vos documents grâce à TagPDF7

Le classement des documents est un défi majeur pour de nombreuses entreprises, qu’ils soient au format papier ou numérique. La gestion manuelle des documents peut être fastidieuse, chronophage et sujette à des erreurs humaines. De plus, le nombre croissant de fichiers rend souvent difficile la recherche et la récupération des documents pertinents lorsque nécessaire.

C’est là qu’intervient TagPDF7, avec sa fonctionnalité de classement automatique de documents. En exploitant des technologies telles que les QR Codes, les Répertoires et les Hashtags, TagPDF7 facilite grandement le processus de classification des fichiers. Imaginez simplement baliser vos documents avec des QR Codes ou des mots-clés spécifiques lors de leur création ou de leur conversion. Ensuite, TagPDF7 se charge automatiquement de les ranger dans les dossiers appropriés, en fonction des critères prédéfinis.

Cette automatisation réduit considérablement la charge de travail administrative, libérant ainsi du temps pour des tâches plus stratégiques. De plus, elle garantit une organisation cohérente et uniforme des documents, ce qui facilite leur recherche ultérieure.

• Les fonctionnalités de TagPDF7

• Convertissez vos documents en Word, Excel, Powerpoint et PDF ;
• Indexez, lisez et reconnaissez automatiquement vos documents numériques ;
• Garantissez la durabilité, la traçabilité, la sécurité de vos documents (PDF/A) ;
• Identifiez les données personnelles dans tous vos documents (RGPD) ;
• Signez numériquement vos documents ;
• Classement automatique de documents dans les bons dossiers via des technologies de QR Codes, Répertoires et Hashtags ;
• Configuez un Serveur SMTP pour l’envoi de mails.

• Quelle méthode de classement choisir ?

Avec TagPDF7, vous pouvez réaliser un classement automatique de documents grâce à différentes technologies ;

• Le classement par Répertoires : Sélectionnez votre répertoire, naviguez dans les sous-dossiers et nommez le documents grâce à des formats prédéfinis ;
• Le classement par Hashtags : Sélectionnez un raccourci avec hashtag et envoyez vos documents nommés automatiquement dans vos dossiers favoris ;
• Le classement par QR Codes : Insérez une page intercalaire contenant un QR Code entre vos documents et numérisez tout un lot de documents en un seul scan.

Mais ce n’est pas tout !

La solution TagPDF7 est également un éditeur PDF, il vous permet d’ajouter, supprimer et extraire des pages, créer des champs de formulaires, convertir des PDF en format Microsoft Office.

Vous avez la possibilité d’être alerter un interlocuteur en lui envoyant une notification visuelle sur son poste de travail pour l’informer qu’il peut ouvrir le document grâce à la fonction « Alerter ».

• Les nouveautés de la version TagPDF7

• Indexation ;
• Interface de consultation plus sécurisée ;
• Visualisation du compteur de facturation ;
• Compresser des documents en un simple clic avec l’éditeur PDF amélioré ;
• Multi-compte pour signature ;
• Module « Alerter »
• Nouveaux connecteurs : Zapier, Dropbox, Google Drive ;
• Serveur SMTP paramétrable pour l’envoi de mail via TagPDF7 ;
• Reconnaissance optiques de caractères 40% plus rapide ;
• QR Codes dans les modèles ;
• Installable sur un serveur ;
• Créer des annuaires de contacts.

Chez Axgroup, nous vous accompagnons sur ces sujets avec la plus grande expertise. Nous vous proposons une solution personnalisée et adaptée à votre structure.