08 Fév Signature électronique

Vos clients sont régulièrement en télétravail, ont de l’appréhension à vous recevoir en rendez-vous ou vous souhaitez tout simplement optimiser vos processus ? Avez-vous pensé à la signature électronique de vos contrats ?

Une signature électronique n’est pas une signature scannée et apposée sur un document électronique. Ce n’est également pas une signature graphique digitale, réalisée sur une tablette ou un smartphone avec un stylet ou du bout du doigt. Une signature électronique est un procédé technique sécurisé qui allie 3 items : le document, le signataire et l’outil de signature. Cette solution vous permet donc de poursuivre votre activité et de rassurer les clients les plus réticents.

1. L’envoi : Depuis une plateforme en ligne, l’utilisateur sélectionne le document, renseigne les signataires, choisis le mode d’envoi ainsi que la durée de validité du contrat.

2. La signature : Ensuite, le signataire reçoit le contrat par courriel avec un lien sécurisé. Il accède alors au document et peut démarrer le processus de signature électronique d’un simple clic depuis n’importe quel appareil connecté à internet. Après consultation de l’intégralité du document et validation, un code d’authentification est envoyé par SMS sur son mobile afin de garantir son identité et signer électroniquement le document.

3. Le suivi et la gestion : L’expéditeur du document à signer a la possibilité de consulter en ligne les statuts de signature (en attente, signé ou refusé) afin d’être informé en temps réel de l’avancement de chaque dossier. Une fois le contrat signé par l’ensemble des destinataires, il est automatiquement archivé.

En France, les signatures électroniques ont la même valeur juridique que les manuscrites, dès lors qu’elles respectent le règlement européen eIDAS (intégrité du document, identification du signataire, horodatage qualifié, tiers de confiance certifié).

L’outil, sélectionné par nos soins, respecte pleinement la réglementation en vigueur :

• Lancement du processus uniquement depuis la plateforme en ligne ;
• Signature reconnue par Adobe ;
• Certificat électronique à usage unique par signataire et signature ;
• Mot de passe à usage unique ;
• Qualification PSCE (Prestataire de Services de Confiance Qualifiés) et listé dans la « Trust List » européenne ;
• Horodatage inclus et archivage automatique du document signé ;
• Vignette du certificat de signature à l’écran et à l’impression.

Il existe trois types de signatures électroniques, en fonction du niveau de sécurité :

– La signature électronique simple (signature émise sans certificat personnel, à utiliser pour les documents à faible risque juridique comme une feuille d’émargement) ;

– La signature électronique avancée (signature liée au signataire de façon univoque, à utiliser pour les documents ayant un risque juridique moyen comme un contrat de service ou encore un contrat de travail) ;

– La signature électronique qualifiée (signature protégée, à utiliser pour les documents ayant un risque juridique élevé comme un acte notarié).