06 Oct Gérez vos notes de frais en un clin d’œil !
Quelle tâche fastidieuse et chronophage de remplir une note de frais. Il faut rassembler un mois de justificatifs papier et électroniques (factures d’hôtels, tickets de parking, reçu divers…) et intégrer les dates, montants et noms des prestataires dans un tableau de suivi, pour ensuite transmettre le tout à un validant ou au service comptable.
La solution Zeendoc vient faciliter la vie de vos collaborateurs et de votre service comptabilité avec un traitement intelligent des justificatifs de notes de frais.
Deux possibilités s’offrent à vous pour renseigner vos notes de frais :
1. En déplacement, envoyez une photo de votre justificatif depuis votre smartphone (par exemple en fin de repas avec un client) vers l’outil Zeendoc et celui-ci valorise et classe automatiquement le document dans le dossier « note de frais » adéquat. Les données comptables importantes sont reconnues (montant HT, TVA et TTC, date et nom du prestataire…) et directement intégrées dans la base. Ce processus automatique réduit ainsi significativement les erreurs de saisie et surtout les temps de traitement.
2. Au bureau, numérisez individuellement ou par lot les justificatifs depuis votre imprimante multifonction pour les déverser directement dans votre espace dédié et sécurisé dans le Cloud, consultable 24h/24 et 7j/7.
Enfin, après l’affectation des comptes, la solution génère les écritures comptables pour intégration dans votre logiciel comptable (sous réserve de compatibilité).
Un workflow de validation peut être mis en place en fonction de vos processus internes. Ce point est travaillé conjointement avec nos équipes afin d’aboutir à une solution optimale.
Avec Zeendoc, vos données sont stockées sur trois datacenters basés en France et vous conservez la pleine propriété de vos documents. Les mesures techniques et organisationnelles mises en place par Zeendoc permettent de garantir la disponibilité, l’intégrité, la confidentialité des données personnelles en conformité avec le RGPD.
Que dit la loi sur la dématérialisation des notes de frais ?
La réglementation sur le sujet autorise le stockage sur support informatique, mais plusieurs règles doivent être respectées :
- La conservation des pièces ou reçus pour restitution ultérieure > Avec l’outil Zeendoc, vous conservez la propriété de vos documents et chaque fichier reste exploitable dans le temps car précieusement conservé au format PDF/A.
- La numérisation probante et la garantie d’authenticité > Zeendoc génère une empreinte numérique lors du dépôt d’un document et est en mesure de certifier à n’importe quel moment l’intégrité de ce même document. Chaque élément est également horodaté afin de connaître la date de dépôt.
- L’archivage sécurisé > Zeendoc assure la pleine disponibilité de vos fichiers 24h/24 et 7j/7, leur lisibilité, intégrité et confidentialité pendant toute la durée de conservation.