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La dématérialisation des documents

La dématérialisation des documents

La dématérialisation des documents et des processus des entreprises est un phénomène global et touchant tous les domaines.
Et pour cause, les enjeux de la dématérialisation sont nombreux : numérisation des documents et destruction du papier, dématérialisation des échanges et des processus métier associés, accessibilité des documents et sécurité, hébergement sur un serveur société ou dans le cloud, … c’est l’organisation globale des entreprises qui est repensée avec la transformation numérique.

La dématérialisation des documents (que l’on appelle parfois abusivement numérisation) désigne le processus au cours duquel les documents papier sont remplacés par des formats numériques. On emploiera le plus souvent le terme de dématérialisation dans un contexte d’entreprise.
On utilise également le terme dématérialisation pour désigner l’élaboration d’un système d’information électronique afin de classer les documents numériques et en faciliter l’accès. La dématérialisation des documents désigne donc autant la transformation globale du partage de l’information dans une entreprise que l’acte de numérisation des documents en lui-même.

  • COMMENT DÉMATÉRIALISER DES DOCUMENTS ?

La dématérialisation des documents se fait en deux étapes. La première consiste à transformer les documents existants en fichiers électroniques. De nombreuses solutions le permettent :

  1. La première et la plus répandue est d’utiliser des logiciels gratuits qui permettent de le faire soi-même à l’aide d’une simple photo ou d’un scanner. Néanmoins, cette solution est fastidieuse quand on a des volumes à scanner et peut être risquée pour les entreprises en cas d’audit ou de litige.
  2. La seconde solution est de faire appel à des entreprises de numérisation. Elles s’occuperont de faire à votre place, le travail de numérisation, d’indexation, de stockage et d’archivage de ces données.

La Gestion électroniques des documents (GED) dématérialisé est un véritable challenge pour les entreprises. . Il faut donc imaginer un système d’information permettant de gérer automatiquement des documents numériques.

 

  • QUELS DOCUMENTS PEUT-ON DÉMATÉRIALISER ?

En théorie, tout document peut trouver son équivalent électronique. En pratique, la dématérialisation implique des moyens conséquents. Établir et entretenir un système d’information fiable et sécurisé nécessite de nombreuses ressources, qu’elles soient humaines ou matérielles. Toutes les entreprises ne peuvent pas se le permettre. D’autant que certains services administratifs génèrent des milliers voire des millions de pages par jour.
La dématérialisation est donc un choix judicieux pour les documents administratifs (Factures, contrats, bulletins de paie…) générant des volumes de stockage papier et de la perte de temps dans la recherche ou le traitement. Les nombreux avantages que la dématérialisation apporte amène la plupart des entreprises à adopter le virage du numérique.

En revanche, la transformation des documents papier en données numériques peut représenter un effort titanesque pour les entreprises qui en produisent des milliers par mois. L’établissement d’un système de gestion de l’information permettant l’archivage et l’automatisation de la gestion des documents numériques est tout aussi complexe, néanmoins certaines solutions permettent d’envisager aux entreprises une transition numérique sereinement.

La dématérialisation des documents

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