Workflow central

14 Jan Xerox Workflow Central : comment automatiser vos traitements documentaires et gagner du temps au quotidien ?

Publié à 10:34h dans Apps

Xerox Workflow Central est une plateforme cloud qui transforme vos documents en quelques clics : traduction, résumé, conversion, protection, suppression de données sensibles, depuis n’importe quel appareil : multifonction Xerox, PC, tablette ou smartphone. Accessible 24h/24 et hébergée sur la plateforme sécurisée Microsoft Azure, elle élimine les tâches manuelles répétitives qui ralentissent vos équipes au quotidien. Concessionnaire agréé Xerox, AXGROUP accompagne les entreprises françaises dans le déploiement et la prise en main de Workflow Central, avec une démonstration personnalisée sur demande.

Comment Workflow Central vous fait-il gagner du temps au quotidien ?

Le temps perdu sur des tâches documentaires est rarement mesuré mais il s’accumule : convertir un PDF en Word, retaper des notes manuscrites, reformater un fichier reçu dans le mauvais format. Workflow Central automatise tout cela en une étape.
Ce que la plateforme fait concrètement :
  • Traduction instantanée : plus de 40 langues disponibles, en conservant la mise en page originale du document
  • Résumé automatique : condensez un rapport de 30 pages en points essentiels en quelques secondes : la fonction extraction est disponible en 175 langues
  • Manuscrit vers texte : scannez vos notes de réunion et obtenez un fichier Word éditable et partageable
  • Conversion de fichiers : PDF, Word, Excel, PowerPoint : tous les formats professionnels courants
  • Fusion de documents : combinez jusqu’à 5 fichiers en un seul document, quelle que soit leur format d’origine
Workflows combinés multi-étapes, exemples concrets :
  • Fusion + conversion audio : regroupez plusieurs rapports et écoutez-les en déplacement
  • Résumé + conversion audio : condensez un document et écoutez le résumé sans lire
  • Fusion + traduction : assemblez des fichiers multilingues et traduisez l’ensemble en une seule opération
Workflow Central propose plus de 10 workflows combinés prédéfinis et vous pouvez créer les vôtres en fonction de vos besoins métier spécifiques.

Comment protéger vos documents partagés avec Workflow Central ?

Partager un document en dehors de l’entreprise avec un client, un partenaire ou un sous-traitant expose potentiellement des informations sensibles. Workflow Central intègre une couche de sécurité documentaire directement dans les workflows.
Protection documentaire intégrée :
  • Protection par mot de passe : le destinataire doit s’authentifier pour ouvrir le fichier
  • Limitation des destinataires : définissez précisément qui peut accéder au document
  • Expiration de l’accès : le lien devient inactif après la date que vous fixez
  • Suivi des accès : sachez exactement qui a ouvert le document, quand et depuis quel appareil
  • Chiffrement des données en transit et au repos, hébergé sur l’infrastructure sécurisée Microsoft Azure
Suppression automatique des données sensibles (Redaction) :
La fonction Redact identifie et supprime automatiquement les informations personnelles identifiables (PII) d’un document selon vos règles prédéfinies : noms, numéros de téléphone, données bancaires. Fini le nettoyage manuel ligne par ligne.

Quelles tâches documentaires peut-on automatiser avec Workflow Central ?

Au-delà des workflows déclenchés manuellement, Workflow Central permet de créer des règles d’automatisation basées sur des conditions, sans aucune intervention humaine.
Fonctionnement des workflows automatisés :
Définissez des règles « si… alors… » qui surveillent vos emails entrants ou vos dossiers cloud :
  • Si un email contient une pièce jointe en espagnol → alors traduire automatiquement en français et déposer dans le dossier partagé de l’équipe
  • Si un fichier arrive dans le dossier « Rapports » → alors générer un résumé et envoyer par email au manager
  • Si un document PDF est reçu → alors convertir en Word et supprimer les données personnelles
Ce que cela change concrètement :
  • Les tâches répétitives sont traitées sans intervention humaine
  • Vos équipes se concentrent sur les activités à valeur ajoutée
  • Les documents arrivent déjà transformés, traduits ou résumés dans les bonnes mains

Points essentiels

  • Workflow Central automatise vos traitements documentaires depuis n’importe quel appareil (PC, mobile, multifonction Xerox) : traduction en 40+ langues, résumé, conversion, fusion, suppression de données sensibles
  • Plus de 10 workflows combinés prédéfinis pour enchaîner plusieurs transformations en une seule opération et la possibilité de créer les vôtres avec des règles « si… alors… »
  • Sécurité documentaire intégrée : protection par mot de passe, limitation des destinataires, expiration d’accès, suivi des ouvertures, hébergé sur Microsoft Azure
  • Automatisation sans intervention humaine : surveillez vos emails et dossiers cloud, déclenchez automatiquement traductions, résumés et conversions dès l’arrivée d’un fichier
  • AXGROUP, concessionnaire agréé Xerox, accompagne les entreprises françaises dans le déploiement de Workflow Central : demandez votre essai gratuit ou une démonstration personnalisée
Découvrez Workflow Central dès aujourd’hui.