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ZEENDOC-AXGROUP

Zeendoc, la solution de gestion électronique des documents

En exclusivité, interview avec notre Fleet Manager, Florian Bourdier, pour découvrir la solution Zeendoc

1/ Nous sommes noyés sous une grande quantité de documents, nos archives débordent. Florian, avez-vous une solution à proposer pour améliorer cette situation ?

L’utilisation d’une GED (Gestion Electronique de Documents) est la solution pour régler le problème. Zeendoc répondra le mieux à votre demande. Cette solution est une grande armoire en ligne dans laquelle vous pourrez stocker tous vos documents. Il ne reste plus qu’à scanner et importer directement vos documents depuis vos copieurs vers votre armoire Zeendoc.

 

2/ Est-ce qu’avec cette solution, nous pourrons retrouver et accéder à nos documents aussi aisément qu’avec le format papier ?

C’est encore plus rapide avec Zeendoc. Lorsque vous allez scanner vos documents, vous allez pré-configurer les paramètres propres à votre fichier scanné, comme la date ou un nom de client. A partir du moment où vous aurez scanné cinq documents de ce type, la solution Zeendoc prendra le relais et arrivera à détecter elle-même les paramètres que vous aurez entrés. Le classement sera donc fait comme vous l’avez demandé, et en plus, de façon automatisée.

Pour retrouver vos documents, vous n’aurez plus qu’à utiliser les barres de recherches personnalisées avec vos critères. Vous trouverez alors rapidement le document que vous recherchez. C’est un gain de temps considérable en comparaison avec une recherche dans des archives papier.

 

3/ C’est donc une armoire dans laquelle nous stockons tous les documents que nous voulons. En ce qui concerne la confidentialité de certains documents, pouvons-nous donner des accès limités à certains collaborateurs ?

Avec Zeendoc, vous pouvez créer un nombre d’utilisateurs illimité, ainsi qu’un nombre illimité de classeurs avec des critères de classement différents. Vous avez la main sur ce que vos collaborateurs peuvent voir. Zeendoc est totalement personnalisable.

 

4/ Cela risque de coûter très cher … ?

Zeendoc fonctionne grâce à des forfaits basés sur une capacité de stockage disponible. Cette capacité est adaptée à vos besoins et évolue chaque année si c’est nécessaire. De plus, vous pourrez faire de grandes économies de papier car il est possible de numériser directement depuis votre logiciel métier vers Zeendoc; l’impression ne sera plus forcément nécessaire.

La solution vous fait gagner :

  1. de la place, grâce à la dématérialisation des documents,
  2. du temps, grâce à la rapidité de recherche,
  3. de l’argent, grâce à la baisse significative des impressions.
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