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Obligation de facturation électronique : que dit la loi ?

La dématérialisation des documents est une notion désormais bien implantée dans l’esprit des entreprises, confrontées bien souvent à des problématiques d’archivage et de logistique papier. De nombreuses TPE et PME ont déjà amorcé leur transition numérique, mais encore une majorité d’entre elles, utilisent des documents papier dans leurs relations avec leurs clients et fournisseurs.

Cependant, les exigences en matière de facturation électronique vont grandement évoluer. Dès le 1er juillet 2024, l’article 153 de la loi de finances 2020 concernant l’obligation pour l’ensemble des entreprises d’accepter des factures au format électronique est mise en place.  À propos de l’obligation pour les entreprises assujetties à la TVA d’émettre des factures électroniques dans les relations entre professionnels, seules les grandes entreprises seront impactées dans un premier temps. Les entreprises de taille moyenne ainsi que les PME et TPE devront se conformer progressivement à la nouvelle règlementation, respectivement en 2025, puis en 2026. Nous vous proposons de découvrir ce qui va réellement changer pour les entreprises à partir de 2024, et quels sont les objectifs et les avantages d’une politique de dématérialisation.

Facturation des entreprises : ce qui est déjà en vigueur !

En réalité, la transition numérique a déjà lieu depuis quelques années. Par exemple, l’ordonnance de 2014 relative au développement de la facturation électronique impose à toutes les entités publiques de tout mettre en œuvre afin d’accueillir les factures dématérialisées en provenance des fournisseurs, et ce depuis le 1er janvier 2017. Pour accompagner favorablement cette transition, l’État a mis à disposition des collectivités une plateforme de facturation, connu sous le nom de Chorus Pro.

L’ordonnance du 15 septembre 2021, pris sur le fondement de l’article 153 de la loi de finances 2020 vient compléter ce dispositif, et instaure de fait la réception des factures électroniques pour toutes les entreprises assujetties à la TVA à partir du 1er juillet 2024.

Concernant l’émission des factures sous format électronique, cela s’effectuera progressivement. On retrouvera tous les détails de cette nouvelle politique dans le rapport de la Direction Générale des Finances Publiques (DGFIP). En résumé, on obtient un calendrier suivant :

1er juillet 2024 : réception sous format électronique pour toutes les entreprises et émission des factures électroniques pour les grandes entreprises.

1er janvier 2025 : émission des factures électroniques pour les ETI.

1er janvier 2026 : émission des factures électroniques pour les PME et TPE.

Bien évidemment, la facturation 2024 doit permettre à terme d’aider les entreprises à simplifier leurs transactions avec leurs clients et fournisseurs. C’est dans cette optique que la prise en main d’un outil de Gestion des documents en ligne comme Zeendoc peut avoir son intérêt. Pour rappel, Zeendoc intègre un connecteur Chorus Pro (Chorus Pro est une solution obligatoire pour les entreprises travaillant avec des clients publics, telles que les administrations ou les collectivités).

Quels sont les objectifs et avantages de la loi sur la facturation électronique ?

En premier lieu, il convient de rappeler que l’article 153 de la loi de finances 2020 visait essentiellement quatre objectifs :

– Supprimer progressivement les contraintes liées au traitement des factures manuscrites, et renforcer la sécurité des échanges commerciaux.

– Accompagner efficacement la lutte contre toutes les formes de fraude fiscale, notamment pour tout ce qui touche à la TVA.

– Permettre au gouvernement de disposer d’informations sur les activités des entreprises, afin de favoriser un pilotage plus précis des actions gouvernementales en matière de politique économique et fiscale.

– Simplifier les déclarations de TVA, par le biais du pré-remplissage du formulaire de déclaration CA3 ou équivalent.

Dans son rapport, la DGFIP entrevoit plusieurs avantages pour les entreprises :

– La réduction des coûts. En effet, et selon les données recueillies par la Direction générale des entreprises, le coût d’une facture entrante oscille entre 14 et 20 euros, et le coût d’une facture sortante est compris entre 5 et 10 euros.

– L’automatisation de la facturation, ainsi qu’un suivi régulier du traitement des factures.

– La réduction importante des litiges, liés aux délais de paiement.

Factures 2024 : comment opérer la transition numérique pour les entreprises ?

Nous l’avons vu, à l’origine de la politique de transition numérique orchestrée par le gouvernement, seules les administrations étaient concernées. Désormais, c’est l’ensemble des acteurs économiques BtoB qui devront tenir compte des nouvelles règlementations. L’objectif est clair : pour la Direction Générale des Impôts comme l’ensemble des parties prenantes, il s’agit de pouvoir retrouver rapidement les factures et d’avoir à disposition des documents lisibles.

Ce faisant, toutes les entreprises ne disposent pas des mêmes outils et plateformes. Pour les entreprises du secteur public, un portail nommé Chorus Pro permet de gérer les commandes publiques.

D’autres solutions logicielles permettent de répondre simplement et rapidement à des problématiques d’archivage et de facturation électronique. Zeendoc, par exemple, est une solution de gestion électronique des documents (GED) idéale pour les TPE/PME ainsi que pour les petites et moyennes collectivités. L’intérêt pour les entreprises dotées d’un numéro de Siren est de pouvoir émettre et envoyer des factures selon différents formats. Les documents ainsi figés et non-modifiables sont ensuite envoyés aux clients.

Parmi les formats existants pour la facturation électronique, on retrouve le fameux PDF-signé ou Factur-X, qui contient des données structurées. Concernant le format des factures électroniques, rien n’est pour le moment statué. L’objectif est d’avoir un ou plusieurs formats de factures acceptés dans lesquels les plateformes pourront facilement extraire les données, notamment les mentions obligatoires de la facture.

Factures B2B et Factur-X : focus sur un nouveau format de documents

Pour accompagner favorablement la transition numérique des entreprises et répondre à des évolutions légales et techniques, un nouveau standard franco-allemand de facture électronique a été développé : le format Factur-X. Rappelons à toute fin utile que les entreprises du secteur B2B émettent chaque année près de 2,5 milliards de factures, une situation que la dématérialisation des contenus se propose de faire évoluer. Ce modèle de facture électronique dit mixte ou hybride combine obligatoirement deux types de documents :

– D’un côté, un fichier de données structurées embarqué dans un PDF/A3, qui est le format de document pour l’archivage. Ce fichier va permettre au destinataire de lire la facture comme si elle avait été émise au format papier, et va rassembler l’ensemble des informations nécessaires à un traitement manuel.

– De l’autre côté, un fichier de données XML afin d’automatiser le traitement de la facture. Ces informations sont destinées au logiciel de traitement qui va pouvoir automatiquement les récupérer, et permettre d’éviter une saisie manuelle et une perte de temps.

Le format Factur-X répond à plusieurs enjeux :

– Permettre d’obtenir des documents et factures lisibles.

– Faciliter l’intégration automatique des factures qui entrent dans la société.

– Réduire les délais de transmission des documents, ainsi que leur traitement.

– Améliorer les échanges entre les entreprises à l’intérieur de l’Union Européenne.

Comme nous venons de le voir à travers cet article, les entreprises sont déjà engagées sur le chemin de la transition numérique. L’ensemble des acteurs publics et privés disposent désormais d’une cadre réglementaire claire, ainsi que des solutions informatiques leur permettant de d’échanger plus efficacement avec leurs partenaires commerciaux du privé ou du public. Un accompagnement personnalisé via une solution GED se révèle toutefois essentiel, notamment pour les plus petites structures qui peinent à opérer leur transition vers la digitalisation des documents.

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